מערכת לניהול יומן

מהי מערכת לניהול יומן ואיך היא קשורה לניהול עסק

בתקופה האחרונה, יותר ויותר עסקים שמשתמשים במערכת ERP לניהול עסק, מבקשים להוסיף מודול שהוא מערכת לניהול יומן. אם נגדיר זאת בפשטות, המערכת מסנכרנת את היומן למשלוח עם המלאי להפצה, או מנהלת את הזמנת הצימרים או החדרים מול התפוסה, וכדומה.
למערכת זו שתי מטרות המשלימות זו את זו: ריכוז ותיאום נתונים ופיקוח על העבודה.

מדוע ריכוז נתונים במערכת לניהול יומן עוזר לכם לנהל את העסק בצורה המיטבית

באמצעות התוכנה ניתן יהיה לרכז את כל נתוני העסק במקום אחד וכן להסתכל ולהכניס נתונים נוספים בכל רגע נתון ומכל מקום. בעזרת המערכת יכול בעל העסק לשלוט בצורה רחבה על כל מה שקורה ולקבל החלטות בהתאם.
נציין כי במערכות שאנחנו בחברת SBITSOFT בונים, כל הנתונים העולים למערכת מאובטחים ונשמרים בתוך השרת שלכם. כן נדגיש כי תוכנה זו רלוונטית לכל בעלי העסק המעוניינים לשלב את כלל הנושאים בהם העסק מתעסק לתוך מקום אחד, שמגיע בתור מערכת WHITE LABEL, כלומר, אנו מתאימים את המיתוג שלה ואת המאפיינים שלה לחברה שלכם. 

כיצד מערכת לניהול יומן מסייעת להתנהל מול לקוחות

מערכת לניהול יומן מסייעת גם בתקשורת של העסק מול הלקוחות. בין הפעולות שהמערכת עושה כדי לסייע בשמירה על קשר רציף עם הלקוחות במינימום מאמץ מצדכם:

• שליפת נתונים מההיסטוריה במידה שישנם תשלומים שלא בוצעו או הצעות מחיר המחכות למענה.
• שליחת תזכורות אוטומטיות לנייד או למייל של הלקוחות בצורה אוטומטית כדי לחסוך לכם את העבודה. 
• אפשרות לקביעת תור דרך היומן במערכת בלי צורך בנציג טלפוני.
• בחירה לגבי התשלום – במעמד קביעת התור אם יש כזה, או בעת ההגעה הפיזית. 
• קיים סנכרון בין ההזמנות שבוצעו או המלאי הקיים בנקודות המכירה, לבין היומן.

מערכת לניהול יומן מסייעת בפיקוח על כל פעילות העסק – מה הפירוש?

מטרה נוספת של המודול שהוא מערכת לניהול יומן, היא פיקוח על ההתנהלות העסקית והכלכלית של העסק. הדרך של תוכנה לעקוב אחר דברים אלו היא באמצעות רישום מסודר של תורים (למשל, במכון יופי) או תפוסה (לדוגמה, לבתי הארחה), פרטי הפעילות של הצוות, רישום האחראים על הפעולות, הצגת דוחות בפני מנהלי החברה וניהול הלקוחות, הספקים והעסקאות שבוצעו ועוד.
מהניסיון שלנו אנו רואים שהלקוחות שלנו שבוחרים להשתמש במערכת לניהול יומן מקנים לעצמם עתיד עסקי בטוח יותר. זאת מכיוון שמעבר לכלל הכלים שהמערכת מספקת, היא גם יכולה לזהות טעויות או כשלים שעתידים להגיע. היא מפחיתה את הסיכוי ל"דאבל בוקינג" ובעיות אחרות הקשורות לטעויות אנוש.

לסיכום

 אנו ממליצים על מערכת לניהול יומן לכל בעל עסק אשר רוצה שליטה מלאה בהזמנות ובמה שקורה בעסק עד לפרטים הקטנים, על מנת להבטיח שגשוג וצמיחה לעסק שלו. אנו בחברת SBITSOFT נוכל לייעץ לכם בכל שאלה הנוגעת למערכות אלה.